6 cách giải quyết mâu thuẫn giúp làm việc nhóm hiệu quả
Mâu thuẫn là một trong những điều khó có thể tránh khỏi trong quá trình làm việc nhóm. Vậy làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn để làm việc hiệu quả, tránh để ảnh hưởng đến kết quả công việc? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
1. Dấu hiệu của những cuộc xung đột khi làm việc nhóm
Henry Ford – người sáng lập Ford Motor từng nói: “If everyone is moving forward together, then success takes care of itself” (tạm dịch: nếu mọi người cùng nhau tiến về phía trước, thành công sẽ tự khắc đến).
Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình làm việc nhóm cũng diễn ra suôn sẻ. Thực tế, những mâu thuẫn, những xung đột giữa các cá nhân trong nhóm, hoặc giữa các thành viên và người quản lý (trưởng nhóm) luôn xuất hiện. Điều này có thể dẫn đến giảm năng suất, ảnh hưởng tinh thần và nhiều hệ quả nghiêm trọng hơn.
Để tránh mâu thuẫn ngày càng tăng cao, nhà lãnh đạo, người quản lý hoặc trưởng nhóm cần nhận biết dấu hiệu của những cuộc xung đột khi làm việc nhóm và xử lý càng sớm càng tốt.
Sau đây là những dấu hiệu của những cuộc xung đột khi làm việc nhóm cần chú ý:
- Thiếu sự tin tưởng: Sự thiếu tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm, hoặc giữa các thành viên với quản lý sẽ khiến không khí làm việc trở nên căng thẳng. Thậm chí, điều này còn làm suy yếu các nỗ lực đạt được các mục tiêu ban đầu của nhóm.
- Chia phe trong các cuộc thảo luận: Tình trạng “chia phe” trong nhóm có thể khiến cuộc tranh luận trở nên phiến diện, tức phe nào đông hơn sẽ dành được phần thắng thay vì lựa chọn giải pháp hiệu quả nhất.
- Không nhận trách nhiệm về mình: Tuy là hoạt động nhóm, nhưng khi có lỗi sai nào đó, trong nội bộ vẫn phải có người chịu trách nhiệm chính. Thế nhưng nếu một cá nhân làm sai nhưng không nhận lỗi, chắc chắn tranh cãi và xung đột trong nhóm là điều không thể tránh khỏi.
- Bảo vệ ý kiến của mình bất chấp: Khi xung đột nhóm xảy ra, vấn đề lớn nhất chưa chắc đã đến từ những bất đồng quan điểm, mà chính là “cái tôi” của mỗi người. Việc bảo vệ ý kiến cá nhân bất chấp là một trong những nguyên nhân khiến mâu thuẫn ngày càng trầm trọng hơn.
2. Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm?
Để giải quyết xung đột, mâu thuẫn trong một nhóm là vấn đề không hề đơn giản. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể “xoa dịu” tình hình bằng một số biện pháp như:
2.1. Hãy chấp nhận mâu thuẫn
Đầu tiên, bạn cần chấp nhận xung đột, mâu thuẫn là một phần tự nhiên của bất kỳ môi trường làm việc nào. Đồng thời, không phải lúc nào điều này cũng mang lại kết quả tiêu cực.
Đôi khi xung đột và mâu thuẫn còn mang lại lợi ích cho nhóm. Chẳng hạn, mâu thuẫn cho phép mọi người đặt câu hỏi nghi vấn, cạnh tranh và phản biện lẫn nhau. Điều này có thể giúp xuất hiện những ý tưởng mới hiệu quả hơn, hoặc phát hiện rủi ro tiềm tàng trong những ý tưởng trước đó.
Tương tự như những cảm xúc tích cực (vui vẻ, hài lòng, hạnh phúc,..), phản ứng tức giận cũng được hình thành từ thế giới nội tâm đa dạng của con người. Nhưng chúng ta hoàn toàn có thể kiểm soát những cơn giận để không bị chúng chi phối,…
2.2. Xác định rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn
Khi vừa mới bắt đầu, những mâu thuẫn, xung đột trông có vẻ bình thường và không gây nhiều hệ quả tiêu cực. Thế nhưng về lâu dài, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần chung của cả nhóm. Chính vì thế, việc xác định nguyên nhân để từ đó giải quyết mâu thuẫn ngay từ sớm vô cùng quan trọng.
Trong thời đại mới, các nhà quản lý gặp rất nhiều thách thức, đòi hỏi họ phải trang bị nhiều phẩm chất/kỹ năng cần thiết. Bên cạnh khả năng giao tiếp, truyền thông,… gần đây các nhà quản lý hiện đại quan tâm đến kỹ năng lãnh đạo thấu cảm…
2.3. Giao tiếp thẳng thắn, trung thực
Sau khi xác định rõ nguyên nhân gây mâu thuẫn, người quản lý nên lắng nghe các thành viên trình bày thẳng thắng ý kiến và cách họ suy nghĩ về vấn đề mà nhóm đang gặp phải.
Ở bước này, người quản lý không nên phản bác hoặc đưa ra những ý kiến dựa trên chủ quan của bản thân, thay vào đó nên khuyến khích các thành viên giao tiếp thẳng thắn và trung thực với nhau. Nhờ đó, người quản lý sẽ có cái nhìn một cách tổng quan và chính xác nhất về những vấn đề mà nhóm đang gặp phải.
2.4. Đưa ra các đề xuất giải quyết mâu thuẫn
Dựa vào nguyên nhân và ý kiến của các thành viên, người quản lý sẽ đưa ra các đề xuất xử lý mâu thuẫn.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, xung đột không phải lúc nào cũng phải được giải quyết triệt để. Chẳng hạn, không thể ép buộc những người có ác cảm trở nên thân thiết với nhau. Do đó về cơ bản, giải pháp để khắc phục mâu thuẫn nên phù hợp nhất với tất cả mọi người và dựa trên tình hình thực tế.
Một nhà lãnh đạo giỏi, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao ngoài có chuyên môn còn cần hội tụ rất nhiều yếu tố như có tầm nhìn xa, có khả năng lập kế hoạch, khả năng truyền đạt thông tin,... Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo bẩm sinh…
2.5. Tập trung vào dữ kiện thay vì cảm xúc
Mâu thuẫn có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, thế nhưng cảm xúc mới là yếu tố khiến tình trạng trở nên nghiêm trọng hơn.
Trong quá trình thảo luận, giao tiếp thẳng thắn và đưa ra đề xuất, bản thân người quản lý và các thành viên cần tập trung vào các dữ kiện (vấn đề bắt đầu đâu? tổn thất do vấn đề này gây ra như thế nào? giải pháp nào để giúp giảm thiểu tổn thất ở mức thấp nhất?…) thay vì tập trung vào việc đối phương hay sự việc đó khiến bạn cảm thấy thế nào. Bởi môi trường làm việc chuyên nghiệp không có chỗ dành cho những cảm xúc cá nhân chi phối.
Để thích nghi với một thế giới đầy biến động và tự tin vượt qua thử thách, nhà lãnh đạo cần trang bị thêm nhiều kỹ năng/phẩm chất. Trong đó, nhiều người đặc biệt quan tâm đến kỹ năng lãnh đạo tỉnh thức (Mindful Leaders) - một kỹ năng cần…
2.6. Không bảo vệ quan điểm của mình bất chấp
Khi xảy ra xung đột, mâu thuẫn, không ít người có xu hướng tìm những lý do để bảo vệ luận điểm của mình. Thậm chí, họ chỉ lắng nghe để phản bác quan điểm của người khác. Điều này có thể gây ra những mâu thuẫn mới trầm trọng hơn
Trong mọi mâu thuẫn, bạn cần luôn giữ “cái đầu lạnh” và tôn trọng mọi người. Hãy cố gắng tìm ra những giải pháp được nhiều người đồng tình nhất và luôn ưu tiên mục đích chung của tập thể lên hàng đầu.
Có thể thấy, cảm xúc ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả làm việc nhóm. Đây có thể là nguyên nhân gây ra các xung đột, mâu thuẫn, khiến vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Nhưng cũng chính cảm xúc có thể là “chìa khóa” để giải quyết các mâu thuẫn khi làm việc nhóm. Chính vì thế, dù là người lãnh đạo hay nhân viên thì việc thấu hiểu và quản lý cảm xúc (EQ) vô cùng quan trọng.
Mâu thuẫn luôn tồn tại trong tập thể. Thế nhưng, cách bạn xử lý những xung đột đó có thể tạo nên sự khác biệt lớn đối với thành công của nhóm, công ty và bản thân bạn. Chính vì thế, dù ở cương vị là người lãnh đạo, quản lý, trưởng nhóm hay thành viên nhóm, bạn cũng không nên trốn tránh mâu thuẫn. Bằng cách dũng cảm đối mặt và thấu hiểu vấn đề mà mọi người đang gặp phải, bạn có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nâng cao tinh thần đồng đội của các thành viên.
Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực đào tạo và phát triển Khai vấn (Coaching) tại Việt Nam từ 2013 theo tiêu chuẩn của ICF (Liên đoàn Khai vấn Quốc tế), LCV thường xuyên tổ chức các khóa học EQ (LCV EQ Program) được thiết kế chuyên biệt, dựa trên nền tảng khoa học não bộ với các lợi ích:
 Khóa học gồm có 04 ngày học online và 8 tuần đồng hành cùng Coach với 04 phiên khai vấn 1:1 giúp học viên nắm vững nền tảng, áp dụng ngay vào thực tiễn cuộc sống trong thời gian diễn ra chương trình học. Ngoài ra, người tham dự sẽ được trải qua liệu trình thông suốt nội tâm cùng các chuyên gia, giúp làm hòa quá khứ, thông suốt hiện tại, rõ ràng tương lai. Tìm hiểu ngay về khóa học EQ – Đào tạo Thông Minh Cảm Xúc hoặc liên hệ 0976163941 để được tư vấn chi tiết về các chương trình học tại LCV. |
